EL DOCUMENTO.

(La presente entrada se basa en la gran utilidad que me han aportado los apuntes sobre 'El documento' y pretendo sintetizarlos para hacerlos más claros. Han sido útiles, y consultando las fuentes que la profesora nos referencia en los apuntes, he decidido aportar un último punto(el 7) que es una síntesis de lo extraido de la publicación de Blanca Martínez Bravo. Me ha parecido interesante una clasificación nueva de documento que no se incluye en los apuntes, y que a su vez, ofrece una de las conclusiones principales: que el libro sigue siendo hoy por hoy, más fácil de manejar)

EL DOCUMENTO

1.CONCEPTO

 Es un mensaje o mensajes, incorporado(s) permanentamente a un soporte(mientras perdure esa incorporación), empleado con una finalidad informativa.

2.DOS FINALIDADES

-Primera o inmediata: finalidad informativa.

-Última o mediata: la finalidad del usuario.

3.ESTRUCTURA

Está formado por un soporte material(estructura física) que contiene información(estructura lógica).

3.1 El soporte material = Continente. Pueden ser:

Soportes tradicionales: papel.

Soportes plásticos: microformas.

Soportes magnéticos: cintas de audio y video.

Soportes electrónicos o sistemas de almacenamiento óptico.

* El uso de los nuevos soportes supone una revolución en la forma de gravar la información: la digitalización.

3.2 Información = estructura lógica = Contenido.

  3.2.1 Formas básicas: texto, sonido e imagen

  3.2.2 Formas combinadas: información audiovisual, información multimedia (texto, sonido, imagen, animación, realidad virtual)

4. TIPOS DE DOCUMENTOS

 4.1 Según el tipo de información:

  a) Documentos administrativos o de gestión: generados por una persona u organización en el ejercicio de su actividad. Tienen un carácter único. Correspondencia, facturas, nóminas, expedientes, etc.

  b) Documentos de tipo bibliográfico o cognitivo: se dirigen a un recepto anónimo o público y sus contenidos son de tipo cultural o científico.

 4.2 Según el grado de elaboración de la información que contienen:

  a) Documentos primarios: contienen información original, no han sido sometidos al proceso documental: libros, periódicos, tesis doctorales...

  b) Documentos secundarios: proceden del análisis documental de documentos primarios. Son referencias a otros documentos. Bibliografías, catálogos, filmografías, etc.

  c) Documento terciario: hace referencia al documento secundario y suelen ser listas. Por ejemplo, un índice lineal de una base de datos.

 4.3 Según el nivel de difusión:

  a)Publicados

  b)Inéditos

  c)Reservados o secretos.

5. DIFERENCIAS Y SIMILITUDES ENTRE DOCUMENTO ANALÓGICO Y DOCUMENTO DIGITAL

5.1 Similitudes: constituyen mensajes en soportes perdurables, usados por las instituciones documentales con finalidad informativa.

5.2 Diferencias

El documento tradicional es cualquier unidad de información registrada en un soporte, mientras el digital es una combinación binaria, que además del proceso de almacenamiento y recuperación del método tradicional, se añaden la captura, la transformación, la distribución y la presentación. Además se desarrolla por medios telemáticos.

En el documento analógico no hay independencia entre tipo de documento y de soporte, en el digital sí. Mientras que en el analógico hay conflicto entre uso y conservación, en el digital no se produce, además no hay pérdidas cuando se copia o duplica.

El digital ocupa menos espacio de almacenamiento y hace más facil la transmisión a distancia. Incorpora multilenguaje y es más fácil de modificar, es mutable.

La lectura del documento tradicional es pasiva y lineal, mientras que la del digital es no lineal y no secuencial.

Evidentemente, el documento analógivo es mucha más costosa su publicación.

6. CONDICIONES DE UN DOCUMENTO PARA GARANTIZAR SU VALOR.

a) Autenticidad. Origen comprobable.

b) Fiabilidad. Información verificable.

c) Accesibilidad. Localizable por algún procedimiento.

7. UNA CLASIFICACIÓN DE BLANCA RODRIGUEZ BRAVO.

El documento digital, en el que también predomina lo textual, aún no ha conseguido superar al documento en papel en algunos aspectos, fundamentalmente en lo ergonómico: la comodidad y libertad que el acceso directo proporciona al documento al papel. El libro sigue siendo hoy por hoy más fácil de manejar. A partir de esta característica, y apoyándose en Sagredo y Codina, Blanca Rodriguez Bravo hace una clasificación de los documentos, de manera que tendríamos:

a) Documentos analógicos directamente codificables: documentos gráficos y bibliográficos que no necesitan aparatos mediadores para acceder a su mensaje. El soporte suele ser papel, tangible y estable.

b) Documentos analógicos que no son decodificables: necesitan aparatos de lectura: diapositivas, vídeos, discos, etc. Su soporte es tangible y medianamente estable.

c) Documentos digitales cuyo soporte es tangible pero no de impacto directo. Necesitan de un ordenador y lectores. Son el CD-ROM y el DVD. Su soporte tiene estabilidad mediana.

d) Documentos digitales cuyo soporte es intangible. El documento virtual, no se decodifica directamente. Son los documentos que circulan por Internet. Son muy inestables. 

FUENTE

Rodriguez Bravo, Blanca. ''Revisión de las clasificaciones documentales basadas en el soporte'' [en línea]. <http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/87/149> [Consulta: 3 diciembre 2012].